Le salon du Tourisme, autrement, éthique et équitable est organisé par l’asbl « Tourisme, autrement » seule compétente pour l’application des dispositions du présent règlement, ci-après dénommée l’organisatrice. Elle est seule habilitée à fixer toutes les modalités d’organisation du Salon.
1. Admission et confirmation
Tout candidat exposant remplit un dossier de candidature et s’engage à répondre dans les plus brefs délais à toutes les questions et demandes de précisions concernant le respect des critères éthiques.
La qualité d’exposant ne sera acquise qu’après acceptation de la candidature par le conseil d’administration et le paiement de frais de dossier. L’asbl n’est pas tenue de motiver sa décision.
L’organisatrice peut également exclure à l’ouverture du salon, sans aucune indemnisation d’aucune sorte, un exposant qui, contrairement à ses engagements, ne respecterait pas les critères éthiques.
Un exposant ne peut sous-louer, même à titre gracieux, l’emplacement qu’il a réservé en son nom sauf demande et accord préalables écrits de l’organisatrice.
2. Réservations
Le montage du stand est soumis au paiement de l’intégralité du montant dû. L’exposant s’engage à occuper le stand pendant toute la durée de la manifestation. Si un exposant n’occupe pas son emplacement pour une raison quelconque la veille de l’ouverture à midi, l’organisateur pourra, sans avis préalable et de plein droit, en disposer notamment en l’attribuant à un autre exposant, sans que l’exposant puisse réclamer des dommages quelconques, ni se soustraire aux obligations financières qu’il a contractées.
3. Prix
Le prix de l’emplacement est fixé par l’organisatrice et mentionné dans le dossier de l’exposant. Il peut être revu annuellement en cas de modification des éléments qui le composent. Tous les prix s’entendent hors TVA belge de 21%.
4. Assurance
Chaque exposant est tenu de souscrire dans son pays d’origine une assurance tous risques exposition – séjour et transport – pour l’ensemble des matériels qu’il exposera durant le salon.
5. Exclusivité
L’exposant qui souhaite réaliser des opérations de sponsoring dans le cadre du salon doit obligatoirement en avertir l’organisatrice et obtenir une autorisation expresse et écrite afin d’éviter tout conflit de concurrence ou d’exclusivité. Il en est de même pour tout exposant qui souhaiterait organiser une opération de promotion et / ou de communication spécifique au salon, avec le soutien de sponsors privés ou publics.
6. Accident
Le comité organisateur ne peut être tenu responsable des accidents survenus durant la préparation, le déroulement ou le démontage du salon. Par leur inscription, les exposants renoncent à tout recours contre les organisateurs, les propriétaires et les locataires des bâtiments, pour tout préjudice causé au matériel ou aux marchandises, quelle qu’en soit la cause.
7. Respect du règlement
Par sa participation au salon, l’exposant reconnaît avoir lu et s’engage formellement à respecter toutes les clauses qui sont de stricte interprétation.
L’organisatrice a le droit de prendre unilatéralement toute mesures de défense et de sauvegarde des intérêts du salon, de tout ou partie des exposants ainsi que toute mesure jugée utile ou rendue nécessaire pour assurer la sécurité des lieux, des exposants ou des visiteurs.
L’exposant doit en outre se conformer aux dispositions contenues dans le vade-mecum qui contient les renseignements pratiques et techniques concernant la manifestation et les instructions relatives à la construction et à l’aménagement des stands, ainsi que l’ensemble des dispositions faisant l’objet des mesures de sécurité contre l’incendie et les installations électriques.
STANDS
1. Répartition
L’organisatrice détermine le plan du Salon et effectue la répartition des emplacements librement en tenant compte de la date d’enregistrement du formulaire d’inscription et, dans la mesure du possible, des demandes des exposants. L’exposant qui fournit lui-même son stand doit communiquer pour accord le plan à l’organisatrice au plus tard le 30 juin.
L’organisatrice peut modifier la disposition des espaces, voire la surface en cas de nécessité sans que l’exposant soit autorisé à résilier son engagement. L’exposant recevra un plan reprenant l’emplacement de son stand avec ses cotes et détails techniques. Il est tenu toutefois de vérifier la conformité de ce plan avant l’aménagement de son stand.
La responsabilité de l’organisatrice n’est pas engagée si des différences de moins de 3 % apparaissent entre les cotes indiquées et les dimensions réelles du stand.
2. Installation / Décoration / Publicité
L’organisatrice est responsable de l’aménagement et de la décoration de l’espace d’exposition, à l’exception des stands.
La décoration particulière des stands est effectuée sous la responsabilité de l’exposant et dans le respect des règles générales de sécurité.
L’organisatrice détermine les conditions d’emploi de tout procédé sonore, lumineux ou audiovisuel, ainsi que les conditions dans lesquelles peut être organisée toute animation, opération promotionnelle, concours, sondage ou enquête d’opinion dans l’enceinte du salon. Elle détermine de même les conditions dans lesquelles les prises de vue ou de son sont autorisées dans l’enceinte du salon.
Il est formellement interdit à l’exposant, sous peine de fermeture immédiate du stand sans préavis aucun, de distribuer quelque documentation à l’extérieur de son stand ; de faire, pour attirer le client, toute démonstration bruyante qui n’est pas en rapport avec les articles ou produits présents sur le stand et répondant à l’état d’esprit du salon ; ou toute publicité de nature à gêner les occupants des stands voisins et leurs visiteurs ; de placer des objets en saillie sur les faces extérieures du stand ; de détériorer de quelque façon que ce soit le matériel mis à disposition ; de peindre ou de coller des affiches sur les parois intérieures ou extérieures des locaux, colonnes, balustrades, etc.
En ce qui concerne l’aménagement des stands, l’exposant devra se conformer strictement aux prescriptions qui lui seront communiquées dans le vade-mecum.
L’exposant prendra les lieux dans l’état où il les trouvera et devra les rendre dans le même état, toute détérioration causée du fait de son installation et décoration étant à sa charge.
Chaque stand doit être autoportant. Les matériaux inflammables seront soigneusement ignifugés. La décoration particulière de chacun des stands devra rester en harmonie avec la décoration générale. La tenue des stands sera impeccable. Les emballages en vrac, les objets ne servant pas à la présentation, le vestiaire du personnel devront être mis à l’abri des regards des visiteurs. L’exposant devra privilégier l’utilisation de matériaux durables : sacs publicitaires en plastique et gobelets jetables sont proscrits.
3. Permanence
L’exposant s’oblige, dans son propre intérêt, à maintenir au stand en permanence pendant les heures d’ouverture de la manifestation, un délégué ayant la qualité pour donner des informations claires et significatives, répondre aux questions des visiteurs, et conclure des affaires. La tenue du stand doit être exclusivement assumée par des membres du personnel de l’exposant ou des personnes mandatées par lui.
Le comité organisateur ne peut être tenu responsable d’éventuels vols constatés dans l’enceinte de l’exposition ou sur les parkings.
4. Montage – Démontage - Remise en état
L’organisatrice détermine le calendrier du démontage des stands, de l’enlèvement des matériels, matériaux et produits ainsi que les détails. L’organisatrice peut faire procéder, aux frais et aux risques de l’exposant aux opérations qui n’ont pas été effectuées par l’exposant dans les délais fixés. Le non respect par un exposant de la date limite d’occupation des emplacements autorise l’ASBL à réclamer le paiement de pénalités de retard et de dommages intérêts.
5. Services accessoires
Les exposants peuvent faire appel à des entreprises extérieures pour les services accessoires tels que fleuristes.
Une liste de fournisseurs et leurs coordonnées seront indiquées dans le vade-mecum qui sera envoyé aux exposants.
PAIEMENTS
1. Modalités
Les paiements s’effectueront dans les délais stipulés sur le formulaire d’inscription, soit les frais de dossier en confirmation de l’inscription dès acceptation de la candidature, 50% du prix total de l’emplacement loué pour le 15 août et le solde au plus tard le 1er octobre ; pour l’exposant qui s’inscrit après le 30 juin, les frais de dossier et le prix total de l’emplacement réservé devront être versé dès réception de la lettre d’acceptation.
En cas de non-paiement d’une somme quelconque à l’échéance fixée, la somme due sera, de plein droit et sans mise en demeure préalable, majorée d’un intérêt de 1% par mois à dater de l’échéance. En outre, une indemnité de retard forfaitaire égale à 15 % des montants dus avec un minimum de 100 € sera due de plein droit à titre de clause pénale.
2. Renonciation
a) L’exposant qui renoncerait à son stand ou réduirait la surface de son stand quelle qu’en soit la raison entre le 30 juin et le 1er octobre resterait tenu de payer les frais de dossier et 100 € par m2 réservé. En cas de paiement de ces sommes, celles-ci resteraient acquises à l’organisateur, à titre d’indemnité forfaitaire.
b) L’exposant qui renoncerait à son stand ou réduirait la surface de son stand après le 1er octobre serait tenu de payer les frais de dossier et la totalité du montant prévu pour la surface réservée, dans tous les cas et quels que soient les motifs de renonciation invoqués.
Les renonciations totales ou partielles doivent être formulées par envoi recommandé à Tourisme, autrement asbl.
3. Défaut de paiement
En cas de non-paiement dans les délais prévus, l’organisatrice se réserve le droit de disposer de l’emplacement réservé, l’exposant restant entièrement lié par ses obligations de souscripteur et tenu de payer la totalité des sommes prévues conformément aux dispositions de l’article2. L’emplacement ne sera mis à la disposition de l’exposant que lorsque celui-ci aura satisfait à tous les engagements pris envers l’organisatrice notamment en matière de paiements.
4. Annulation organisatrice
En cas de force majeure, d’événements politiques, économiques ou autres entraînant une modification dans la tenue de la manifestation, dans sa réalisation, voire une modification de ses dates, l’exposant ne pourra réclamer aucune indemnité ou remboursement quelconque.
En cas d’annulation par l’organisatrice, les formulaires d’inscription seraient annulés et les sommes disponibles après paiement des dépenses engagées, réparties entre exposants au prorata des sommes versées par chacun d’entre eux, à l’exception des frais de dossier.
5. Juridiction et clause de conciliation
Toute réclamation portant sur l’organisation du salon doit parvenir à l’organisatrice endéans les 30 jours qui suivent le dernier jour du salon.Passé ce délai, aucune réclamation ne sera prise en considération.
Pour toute contestation qui s’élèverait entre les parties organisateur et exposant, relativement à l’interprétation ou à l’exécution de la convention, celles-ci s’engagent à soumettre leur différend, à des conciliateurs désignés par chacune d’elles, et qui s’efforceraient de régler les difficultés et de faire accepter par les parties une solution amiable, dans un délai de deux mois au plus à compter de leur désignation, ou à désigner un conciliateur unique.
En cas de désaccord persistant, seul les tribunaux de Bruxelles sont compétents.
1. Admission et confirmation
Tout candidat exposant remplit un dossier de candidature et s’engage à répondre dans les plus brefs délais à toutes les questions et demandes de précisions concernant le respect des critères éthiques.
La qualité d’exposant ne sera acquise qu’après acceptation de la candidature par le conseil d’administration et le paiement de frais de dossier. L’asbl n’est pas tenue de motiver sa décision.
L’organisatrice peut également exclure à l’ouverture du salon, sans aucune indemnisation d’aucune sorte, un exposant qui, contrairement à ses engagements, ne respecterait pas les critères éthiques.
Un exposant ne peut sous-louer, même à titre gracieux, l’emplacement qu’il a réservé en son nom sauf demande et accord préalables écrits de l’organisatrice.
2. Réservations
Le montage du stand est soumis au paiement de l’intégralité du montant dû. L’exposant s’engage à occuper le stand pendant toute la durée de la manifestation. Si un exposant n’occupe pas son emplacement pour une raison quelconque la veille de l’ouverture à midi, l’organisateur pourra, sans avis préalable et de plein droit, en disposer notamment en l’attribuant à un autre exposant, sans que l’exposant puisse réclamer des dommages quelconques, ni se soustraire aux obligations financières qu’il a contractées.
3. Prix
Le prix de l’emplacement est fixé par l’organisatrice et mentionné dans le dossier de l’exposant. Il peut être revu annuellement en cas de modification des éléments qui le composent. Tous les prix s’entendent hors TVA belge de 21%.
4. Assurance
Chaque exposant est tenu de souscrire dans son pays d’origine une assurance tous risques exposition – séjour et transport – pour l’ensemble des matériels qu’il exposera durant le salon.
5. Exclusivité
L’exposant qui souhaite réaliser des opérations de sponsoring dans le cadre du salon doit obligatoirement en avertir l’organisatrice et obtenir une autorisation expresse et écrite afin d’éviter tout conflit de concurrence ou d’exclusivité. Il en est de même pour tout exposant qui souhaiterait organiser une opération de promotion et / ou de communication spécifique au salon, avec le soutien de sponsors privés ou publics.
6. Accident
Le comité organisateur ne peut être tenu responsable des accidents survenus durant la préparation, le déroulement ou le démontage du salon. Par leur inscription, les exposants renoncent à tout recours contre les organisateurs, les propriétaires et les locataires des bâtiments, pour tout préjudice causé au matériel ou aux marchandises, quelle qu’en soit la cause.
7. Respect du règlement
Par sa participation au salon, l’exposant reconnaît avoir lu et s’engage formellement à respecter toutes les clauses qui sont de stricte interprétation.
L’organisatrice a le droit de prendre unilatéralement toute mesures de défense et de sauvegarde des intérêts du salon, de tout ou partie des exposants ainsi que toute mesure jugée utile ou rendue nécessaire pour assurer la sécurité des lieux, des exposants ou des visiteurs.
L’exposant doit en outre se conformer aux dispositions contenues dans le vade-mecum qui contient les renseignements pratiques et techniques concernant la manifestation et les instructions relatives à la construction et à l’aménagement des stands, ainsi que l’ensemble des dispositions faisant l’objet des mesures de sécurité contre l’incendie et les installations électriques.
STANDS
1. Répartition
L’organisatrice détermine le plan du Salon et effectue la répartition des emplacements librement en tenant compte de la date d’enregistrement du formulaire d’inscription et, dans la mesure du possible, des demandes des exposants. L’exposant qui fournit lui-même son stand doit communiquer pour accord le plan à l’organisatrice au plus tard le 30 juin.
L’organisatrice peut modifier la disposition des espaces, voire la surface en cas de nécessité sans que l’exposant soit autorisé à résilier son engagement. L’exposant recevra un plan reprenant l’emplacement de son stand avec ses cotes et détails techniques. Il est tenu toutefois de vérifier la conformité de ce plan avant l’aménagement de son stand.
La responsabilité de l’organisatrice n’est pas engagée si des différences de moins de 3 % apparaissent entre les cotes indiquées et les dimensions réelles du stand.
2. Installation / Décoration / Publicité
L’organisatrice est responsable de l’aménagement et de la décoration de l’espace d’exposition, à l’exception des stands.
La décoration particulière des stands est effectuée sous la responsabilité de l’exposant et dans le respect des règles générales de sécurité.
L’organisatrice détermine les conditions d’emploi de tout procédé sonore, lumineux ou audiovisuel, ainsi que les conditions dans lesquelles peut être organisée toute animation, opération promotionnelle, concours, sondage ou enquête d’opinion dans l’enceinte du salon. Elle détermine de même les conditions dans lesquelles les prises de vue ou de son sont autorisées dans l’enceinte du salon.
Il est formellement interdit à l’exposant, sous peine de fermeture immédiate du stand sans préavis aucun, de distribuer quelque documentation à l’extérieur de son stand ; de faire, pour attirer le client, toute démonstration bruyante qui n’est pas en rapport avec les articles ou produits présents sur le stand et répondant à l’état d’esprit du salon ; ou toute publicité de nature à gêner les occupants des stands voisins et leurs visiteurs ; de placer des objets en saillie sur les faces extérieures du stand ; de détériorer de quelque façon que ce soit le matériel mis à disposition ; de peindre ou de coller des affiches sur les parois intérieures ou extérieures des locaux, colonnes, balustrades, etc.
En ce qui concerne l’aménagement des stands, l’exposant devra se conformer strictement aux prescriptions qui lui seront communiquées dans le vade-mecum.
L’exposant prendra les lieux dans l’état où il les trouvera et devra les rendre dans le même état, toute détérioration causée du fait de son installation et décoration étant à sa charge.
Chaque stand doit être autoportant. Les matériaux inflammables seront soigneusement ignifugés. La décoration particulière de chacun des stands devra rester en harmonie avec la décoration générale. La tenue des stands sera impeccable. Les emballages en vrac, les objets ne servant pas à la présentation, le vestiaire du personnel devront être mis à l’abri des regards des visiteurs. L’exposant devra privilégier l’utilisation de matériaux durables : sacs publicitaires en plastique et gobelets jetables sont proscrits.
3. Permanence
L’exposant s’oblige, dans son propre intérêt, à maintenir au stand en permanence pendant les heures d’ouverture de la manifestation, un délégué ayant la qualité pour donner des informations claires et significatives, répondre aux questions des visiteurs, et conclure des affaires. La tenue du stand doit être exclusivement assumée par des membres du personnel de l’exposant ou des personnes mandatées par lui.
Le comité organisateur ne peut être tenu responsable d’éventuels vols constatés dans l’enceinte de l’exposition ou sur les parkings.
4. Montage – Démontage - Remise en état
L’organisatrice détermine le calendrier du démontage des stands, de l’enlèvement des matériels, matériaux et produits ainsi que les détails. L’organisatrice peut faire procéder, aux frais et aux risques de l’exposant aux opérations qui n’ont pas été effectuées par l’exposant dans les délais fixés. Le non respect par un exposant de la date limite d’occupation des emplacements autorise l’ASBL à réclamer le paiement de pénalités de retard et de dommages intérêts.
5. Services accessoires
Les exposants peuvent faire appel à des entreprises extérieures pour les services accessoires tels que fleuristes.
Une liste de fournisseurs et leurs coordonnées seront indiquées dans le vade-mecum qui sera envoyé aux exposants.
PAIEMENTS
1. Modalités
Les paiements s’effectueront dans les délais stipulés sur le formulaire d’inscription, soit les frais de dossier en confirmation de l’inscription dès acceptation de la candidature, 50% du prix total de l’emplacement loué pour le 15 août et le solde au plus tard le 1er octobre ; pour l’exposant qui s’inscrit après le 30 juin, les frais de dossier et le prix total de l’emplacement réservé devront être versé dès réception de la lettre d’acceptation.
En cas de non-paiement d’une somme quelconque à l’échéance fixée, la somme due sera, de plein droit et sans mise en demeure préalable, majorée d’un intérêt de 1% par mois à dater de l’échéance. En outre, une indemnité de retard forfaitaire égale à 15 % des montants dus avec un minimum de 100 € sera due de plein droit à titre de clause pénale.
2. Renonciation
a) L’exposant qui renoncerait à son stand ou réduirait la surface de son stand quelle qu’en soit la raison entre le 30 juin et le 1er octobre resterait tenu de payer les frais de dossier et 100 € par m2 réservé. En cas de paiement de ces sommes, celles-ci resteraient acquises à l’organisateur, à titre d’indemnité forfaitaire.
b) L’exposant qui renoncerait à son stand ou réduirait la surface de son stand après le 1er octobre serait tenu de payer les frais de dossier et la totalité du montant prévu pour la surface réservée, dans tous les cas et quels que soient les motifs de renonciation invoqués.
Les renonciations totales ou partielles doivent être formulées par envoi recommandé à Tourisme, autrement asbl.
3. Défaut de paiement
En cas de non-paiement dans les délais prévus, l’organisatrice se réserve le droit de disposer de l’emplacement réservé, l’exposant restant entièrement lié par ses obligations de souscripteur et tenu de payer la totalité des sommes prévues conformément aux dispositions de l’article2. L’emplacement ne sera mis à la disposition de l’exposant que lorsque celui-ci aura satisfait à tous les engagements pris envers l’organisatrice notamment en matière de paiements.
4. Annulation organisatrice
En cas de force majeure, d’événements politiques, économiques ou autres entraînant une modification dans la tenue de la manifestation, dans sa réalisation, voire une modification de ses dates, l’exposant ne pourra réclamer aucune indemnité ou remboursement quelconque.
En cas d’annulation par l’organisatrice, les formulaires d’inscription seraient annulés et les sommes disponibles après paiement des dépenses engagées, réparties entre exposants au prorata des sommes versées par chacun d’entre eux, à l’exception des frais de dossier.
5. Juridiction et clause de conciliation
Toute réclamation portant sur l’organisation du salon doit parvenir à l’organisatrice endéans les 30 jours qui suivent le dernier jour du salon.Passé ce délai, aucune réclamation ne sera prise en considération.
Pour toute contestation qui s’élèverait entre les parties organisateur et exposant, relativement à l’interprétation ou à l’exécution de la convention, celles-ci s’engagent à soumettre leur différend, à des conciliateurs désignés par chacune d’elles, et qui s’efforceraient de régler les difficultés et de faire accepter par les parties une solution amiable, dans un délai de deux mois au plus à compter de leur désignation, ou à désigner un conciliateur unique.
En cas de désaccord persistant, seul les tribunaux de Bruxelles sont compétents.
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